4 trucos para mejorar tu productividad en Word
05.10.2016 09:07
Microsoft Word es uno de los editores de texto más utilizados en todo el mundo. Pero esto no significa que quien lo use sepa exprimir todo el potencial que esconde esta potente herramienta. A continuación, te contamos 4 trucos para optimizar tu productividad a la hora de usar Word.
1. Guardado automático
Uno de los mayores desastres que te puede suceder tras haber invertido un buen número de horas en redactar un documento es cerrarlo sin haberlo guardado.
Por suerte, Word cuenta con un sistema de autoguardado que reduce el riesgo de pérdida de datos. El único requisito para que funcione es que, si se trata de un nuevo documento, el archivo se guarde al menos una vez.
Este requisito es necesario porque hasta que un nuevo documento en blanco no se ha guardo en el disco duro, técnicamente, todavía no existe como archivo. Por lo que resulta un hábito saludable guardar los nuevos documentos justo antes de empezar a trabajar en ellos, de esa forma Word se encargará de ir guardando automáticamente tu trabajo.
Para activar esta función de autoguardado, accede a la pestaña Archivo y haz clic en Opciones.
Después, en el menú lateral del cuadro de opciones, haz clic sobre Guardar y, en cuadro central, activa las opciones de Guardar información de Autorrecuperación cada. Establece el periodo de tiempo que creas oportuno.
Según tu actividad, cada 5 o 10 minutos ya ofrece garantías suficientes para que no se pierda una gran cantidad de datos. Activa también la opción Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar.
Cuando termines, haz clic en Aceptar.
2. Selecciona el texto destacado
Word cuenta con otra función avanzada de selección de texto que permite copiar únicamente el texto que previamente has resaltado en un documento. Esto te permitirá realizar una lectura previa destacando los fragmentos del texto que te interesan, para después extraerlos a otro documento.
Esta función les puede resultar especialmente útil a los estudiantes, ya que les permite extraer de sus apuntes solo la información que realmente es importante.
Para conseguirlo, previamente habrás tenido que destacar los fragmentos de texto que son importantes. Esto se consigue seleccionando el texto y haciendo clic sobre el botón Color de resaltado de texto.
Pulsa sobre la flecha que encontrarás a la derecha de la opción Buscar para desplegar su menú de opciones y elige Búsqueda avanzada. Acto seguido se mostrará el cuadro de búsqueda. Ahora, pulsa sobre el botón Más >> para que se muestren todas las opciones disponibles.
Después, haz clic sobre el botón Formato y, en la lista de opciones de este botón, elige la entrada Resaltar. A continuación, haz clic sobre el botón Buscar en y elige Documento principal. Acto seguido se seleccionará todo el texto resaltado del documento.
Cierra el cuadro de Búsqueda avanzada y pulsa la combinación CTRL+C para copiar todo el contenido seleccionado al portapapeles, que podrás pegar en otro documento.
3. Utiliza el modo de lectura
Si no vas a necesitar editar un documento, sino que sólo necesitas revisar su contenido, puede que te resulte más cómodo hacerlo activando las opciones del Modo lectura. Con este modo no sólo consigues que el texto sea el principal protagonista de la pantalla quitando herramientas que no vas a necesitar, también reducirás el consumo de energía de tu ordenador portátil o tablet.
Activa este modo accediendo a la pestaña Vista y haz clic sobre la opción Modo de lectura o sobre el icono Modo de lectura de la barra inferior de Word.
Tras activar este modo, puedes configurar cómo quieres que se presente el texto en pantalla. Haz clic sobre el menú Vista y configura el formato que tendrán las páginas con la opción Ancho de columna o cambia el color del fondo de la página con la opción Color de página para hacer más confortable la lectura optando por el sepia, o para ahorra batería optando por el fondo negro.
Además, si necesitas crear anotaciones o destacar partes del texto, solo tendrás que seleccionar el fragmento de texto y hacer clic con el botón derecho del ratón sobre él y elegir la opción adecuada en el menú emergente de opciones.
4. Ver múltiples páginas en una sola ventana
Otra de las funciones que puedes necesitar si estás revisando un documento es la de ver varias páginas del mismo documento simultáneamente, en lugar de verlas una a una. De ese modo evitarás tener que estar desplazándote continuamente por el documento.
Para iniciar este modo de ventana, accede a la pestaña Vista y, en el apartado Zoom, haz clic sobre la opción Varias páginas. Acto seguido el documento se ajustará a la ventana, cambiará la forma en la que se visualizan los documentos y se mostrarán tantas páginas como permita el ancho de la ventana y el zoom establecido.
Si además necesitas modificar el documento mientras consultas otras partes del mismo, puedes dividir la ventana y ajustar una parte para consultar los datos y la otra para redactar otra parte del documento.
Para lograrlo sólo tienes que hacer clic sobre la opción Dividir del apartado Ventana. Después, ajusta el zoom para cada una de las zonas y arrastra la línea divisoria para establecer el espacio disponible para cada una de ellas.
